Tableau de préparation des éléments preuves (Évaluation HAS ESSMS)

Présentation

Le fichier Excel de préparation des éléments preuves est un véritable outil de pilotage pour la préparation de votre évaluation. La place des éléments preuves dans la visite d’évaluation qualité HAS des ESSMS est centrale. Ils font partie des éléments d’objectivation qui viennent sécuriser la cotation de l’évaluateur. Ce tableau vous guide dans la préparation et la centralisation de tous les éléments preuves attendus par la HAS dans le cadre d’une visite d’évaluation qualité des ESSMS. La liste des éléments preuves est directement construite à partir des indications « consultation documentaire » des fiches critères du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS.

Cet outil vous permet de fiabiliser la préparation de vos éléments preuves, ce qui va largement contribuer à fluidifier les échanges pendant les entretiens, rassurer les professionnels et fiabiliser la cotation de l’évaluateur. A travers cet outil, vous allez pouvoir définir précisément qui doit récupérer chaque élément et suivre leur état de récupération, pour effectuer d’éventuelles relances par exemple. Vous pourrez également y retracer sous quel format vous présenterez la preuve (papier, numérique ou en consultation directe sur un logiciel par exemple).

Utilisation

Cet outil peut-être utilisé par un ESSMS quelques mois avant sa visite d’évaluation qualité HAS en ESSMS. Il vous aidera à préparer les éléments de preuves en amont de la visite d’évaluation, repérer les preuves manquantes, réajuster et présenter les éléments de preuves lors des entretiens.

Les éléments preuves peuvent être présentés au format papier, numérique ou en consultation directe sur un logiciel, par exemple, le dossier de l’usager ou un logiciel qualité. Les éléments peuvent également être détenus par différentes personnes. Il est donc judicieux de partager le fichier dans un dossier accessible à plusieurs personnes afin que chacun contribue à son niveau à la centralisation des éléments preuves.

Pour bien utiliser le fichier :

1. Filtrer les champs d’application
2. Sélectionner les éléments de preuves à centraliser et leurs modes de consultation (informatique, papier, consultation directe)
3. Apporter les précisions nécessaires dans la colonne « Commentaires »
4. Définir qui va récupérer le document
5. Partager le fichier
6. Suivre la centralisation des documents

Chaque responsable peut indiquer dans la colonne « Déposé, préparé ? » l’état de récupération du document : « oui »; « en cours » ou « non ».

Avantages

• Un classement clair : les éléments preuves sont classés par chapitre (un onglet), thématique, objectif et critère, dans l’ordre du manuel d’évaluation HAS. Il est ainsi très facile de se repérer.
• Un repérage par code couleur : chaque thématique du manuel d’évaluation HAS est identifiée par un code couleur. Le même code couleur est utilisé dans tous les outils que nous produisons et qui concernent l’évaluation HAS
• Une correspondance parfaite avec le manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS : les éléments preuves sont extraits directement du manuel et correspondent aux exigences
• Un document totalement personnalisable : sous format Excel, vous êtes libre de supprimer ou ajouter des lignes. Les filtres des champs d’application vous permettent également de l’adapter à votre ESSMS.
• Une utilisation facilitée : des listes de choix sont insérées dans certaines colonnes (format, niveau de récupération), avec un code couleur différents en fonction du contenu choisi

Contenu

Le tableau de préparation des éléments preuves comprend :
– Une notice d’utilisation (1er onglet)
– 3 onglets listant les éléments preuves pour chaque chapitre du manuel d’évaluation qualité HAS

Chaque onglet (chapitre) comprend :
– La liste exhaustive des éléments preuves à présenter aux évaluateurs, classés par chapitre, thématique, objectif et critère
– Une liste déroulante pour choisir les modalités de récupération (papier, informatique…),
– Une colonne « commentaires » pour noter des informations utiles concernant le document (numéro, lieu de stockage, lien…)
– Une colonne « Responsabilités » pour la récupération de l’élément
– Une colonne dédiée à l’avancement de la préparation de chaque preuve avec un code couleur, à 3 niveaux

Des filtres sont applicables sur toutes les colonnes.

Format

Cet outil est proposé au format Excel, vous permettant de réaliser toutes les modifications et ajustements nécessaires à votre ESSMS.

Blog

Pour en savoir plus, consulter notre article de blog sur la préparation d’une visite d’évaluation qualité HAS en ESSMS

Le tableau des éléments preuves pour l’évaluation HAS des ESSMS est protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de cet outil est interdite. Les images sont volontairement légèrement floutées.