Check-list conformité documents institutionnels (Evaluation HAS ESSMS)

Présentation

Les 5 Check-lists des documents institutionnels en ESSMS ciblent des outils particulièrement importants et étudiés par les évaluateurs lors de la visite d’évaluation qualité HAS des ESSMS, à savoir :
– Le projet d’établissement / de service
– Le plan de formation / sensibilisation
– Le projet personnalisé d’accompagnement (PPA)
– Le dossier de l’usager
– Les conventions / partenariats

Objectif

Cet outil composé de 5 check-list est redoutable pour identifier rapidement et facilement votre niveau de conformité au manuel d’évaluation qualité HAS. Vous pouvez ainsi vous mettre en conformité sur des points clefs du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS avant votre visite. Et si vous êtes un évaluateur, cet outil vous permet de faire un point synthétique sur les 5 principaux outils institutionnels à étudier en visite d’évaluation qualité HAS !

Utilisation

Les 5 check-list peuvent être utilisées indépendamment les unes des autres et à plusieurs moments :

• Pour la construction ou la mise à jour de vos outils institutionnels : vous partez ainsi sur de bonnes bases !
• Plusieurs mois avant la visite d’évaluation HAS : pour vérifier la conformité de vos outils et les réajuster si nécessaire
• Pour une auto-évaluation : cocher facilement le niveau de conformité grâce à la correspondance entre les exigences et les numéros des critères
• Pendant une visite d’évaluation HAS : utilisable par l’évaluateur lorsqu’il étudie les documents institutionnels envoyés avant la visite ou présentés pendant celle-ci

Avantages

• Une fiche par outil institutionnel étudié : vous vous repérez facilement et vous pouvez travailler les fiches de manière indépendante
• Des codes couleurs permettent de se repérer facilement  : chaque thématique du manuel d’évaluation HAS est identifiée par un code couleur. Vous changez de thématique, vous changez de couleur !
• Une correspondance parfaite avec le manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS : Une étude approfondie et une relecture attentive à plusieurs reprises ont permis d’aboutir à un résultat complet. Le n° du critère correspondant à l’exigence est clairement identifié
• Une évaluation de la conformité simple et lisible : Deux cases à cocher au choix : conforme / non conforme
• Une zone de commentaires : divisées en deux parties : axes forts et axes de progrès permettant de synthétiser la conformité globale de l’outil institutionnel étudié ! Cette partie permet de faciliter la saisie dans un fichier d’auto-évaluation ou dans SYNAÉ.

Contenu

Chaque check-list comprend :

• La liste des mentions à retrouver dans le document institutionnel étudié, établie selon les éléments de « consultation documentaire » cités dans le manuel d’’évaluation qualité HAS des ESSMS
• Le numéro de critère associé à l’exigence
• Une case de conformité à cocher (conforme, non conforme)
• Un tableau d’analyse globale (axes forts, axes de progrès)

Les mentions sont classées par thématique du manuel HAS, avec un code couleur dédié.

Format

Le format pdf vous permet d’imprimer le document et de le remplir de manière manuscrite. Le format word vous permet de le modifier à votre guise et limite le temps de re-saisie, le cas échéant.

Blog

Pour en savoir plus, consulter notre article de blog sur le référentiel d’évaluation qualité HAS des ESSMS 

La Check-list de conformité des documents institutionnels est un document protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de cet outil est interdite. Les images sont légèrement floutées, volontairement.