Ce modèle de point de situation en cas de crise est un outil qui permet à la cellule de crise de structurer et consigner les points réguliers réalisés pendant une situation de crise. Il est utilisable quelle soit l’origine de la crise : climatique, sanitaire, informatique ou liées aux infrastructures et le type de crise (à cinétique lente ou rapide).
Cette fiche point de situation en cas de crise est à remplir par le secrétariat de la cellule de crise, tout au long de la crise. Cet outil de crise est à annexer à tous les plans de gestion de crise quelque soit leur typologie : plan bleu, plan de gestion de crise en ESSMS, plan de continuité et de reprise d’activités (PCA/PRA), plan de gestion des tensions hospitalières et SSE pour les structures de santé (PGTHSSE)…
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Word - Entièrement modifiable
Assurer la traçabilité des points de situations réalisés tout au long d'une crise, réaliser un état des lieux du fonctionnement de la structure pendant la crise, répertorier les décisions prises et actions décidées lors de chaque point de situation. Ce modèle de point de situation en cas de crise s'adapte à tous les types de crise et toutes les structures (ESSMS, établissements de santé). En version modifiable, vous pouvez l'ajuster si besoin. Il est facile à prendre en main et conforme aux exigences et recommandations en vigueur. Il est immédiatement utilisable.
Ce modèle de point de situation en cas de crise est à compléter dès le déclenchement d'une crise (plan bleu, plan de gestion de crise, plan de gestion des tensions hospitalières et SSE). Les fiches point de situation en cas de crise sont des outils complémentaires du journal de crise. En situation de crise, chaque point de situation doit faire l'objet d'une traçabilité sur cette fiche dédiée et détaillée. La fiche situation de crise peut être imprimée pour être complétée en version papier ou complétée directement sur sa version numérique modifiable. Les points de situation doivent être numérotés (un emplacement est dédié sur la première page) et archivés.
Le modèle de point de situation de crise est un outil complet qui permet à une structure de retranscrire de manière précise les éléments recueillis au cours des points de situation réalisées pendant une crise, quelque soit son origine. La fiche point de situation trace les éléments d’information et les demandes rapportées par les membres de la cellule de crise, ainsi que les décisions prises, au regard de l’évolution de la situation. On retrouve dans les fiches point de situation en cas de crise des éléments tels que l’impact de la crise sur le fonctionnement des différents services (locaux, organisation, effectifs…), les difficultés rencontrées, les moyens mobilisés, les actions réalisées, les demandes des services.
Plusieurs points de situation sont réalisés au cours d’une crise. La fréquence des points de situation dépend du type de crise (à cinétique lente ou rapide) et de la gravité de celle-ci.
Structurer et tracer les points de situation réguliers en cas de crise correspond à une attente des autorités et de la Haute Autorité de Santé sur la gestion des situations de crise en établissements de santé et en ESSMS. L’utilisation de cette fiche de point de situation en période de crise permet notamment de répondre aux exigences du décret n° 2024-8 du 3 janvier 2024, au guide d’aide à l’élaboration du PGTHSSE (établissements de santé), au guide d’aide à l’élaboration du plan bleu en EHPAD, au référentiel de certification des établissements de santé et exigences du manuel d’évaluation qualité des ESSMS (critère impératif).
Cet outil peut également être utilisé par le coordonnateur de la cellule de crise et par le secrétariat de crise. Ce modèle de point de situation en cas de crise permet de :
Cette fiche point de situation en cas de crise est prête à l’emploi. Elle est à compléter par la personne en charge du secrétariat de la cellule de crise dès le déclenchement d’une crise et le premier point de situation réalisé. La fiche point de situation en cas de crise peut être utilisée en version numérique ou en version papier, selon les circonstances et le scenario de crise. Vous pouvez intégrer ce modèle de point de situation comme un outil annexe de votre plan bleu, plan de gestion de crise et continuité d’activités (PGCCA) ou plan de gestion des tensions hospitalières et situations sanitaires exceptionnelles (PGTHSSE).
Cette fiche point de situation en cas de crise est conçue pour être simple d’utilisation et adapté à toutes les structures (établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) et établissements de santé). La version modifiable vous permet d’ajuster cet outil de gestion de crise selon vos besoins, d’apposer votre logo, de modifier les codes couleurs, etc.
Ce modèle de point de situation en cas de crise comprend tous les éléments indispensables de traçabilité :
– Date et heure du point de situation
– Etat des lieux de la situation (impacts divers)
– Liste des mesures mises en oeuvre, en cours et planifiées
– Commentaire générale et date/heure du prochain point de situation de crise
Le modèle de point de situation de crise est au format word entièrement modifiable. Il est conseillé de remplacer le logo par celui de votre structure et d’intégrer le modèle de point de situation de crise dans votre système documentaire qualité.
Pour en savoir plus, consulter notre article de blog dédié à la rédaction du plan de gestion de crise et de continuité d’activités
De nombreux outils complémentaires sont disponibles sur le site et vous permettent de disposer d’un ensemble cohérents d’outils pour gérer vos situations de crise, notamment :
Ce modèle de fiche point de situation de crise est un outil protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de cet outil est interdite. Les images sont volontairement légèrement floutées.
