Construire son plan de gestion de crise : guide complet, modèles et fiches réflexes

Qu’il s’agisse d’une cyberattaque, d’un épisode climatique extrême, d’une épidémie, d’une panne informatique majeure, d’une rupture d’approvisionnement ou d’un événement malveillant, les ESSMS et les établissements de santé doivent être en mesure de réagir rapidement à des évènements menaçant la sécurité des personnes accompagnées, des patients, des professionnels ou de la structure.

Ces dernières années, des événements majeurs ont démontré que la capacité d’une organisation à surmonter une crise dépend davantage de son niveau de préparation que de la nature de l’événement lui-même.

C’est tout l’enjeu du plan de gestion de crise : fournir un cadre organisationnel opérationnel et immédiatement mobilisable lorsque survient une situation exceptionnelle.

Pour les directeurs, cadres dirigeants et responsables qualité, élaborer un plan de gestion de crise n’est pas seulement une bonne pratique. Il s’agit d’un véritable enjeu de gouvernance, de maîtrise des risques, de conformité réglementaire et de sécurité des accompagnements.

Dans cet article, je vous propose une méthodologie complète pour construire un plan de gestion de crise efficace en ESSMS et en établissement de santé

Qu’est-ce qu’un plan de gestion de crise ?

Le plan de gestion de crise est un document organisationnel qui définit les modalités de préparation, de pilotage, de coordination et de gestion d’un événement susceptible d’affecter gravement le fonctionnement normal d’une structure.

Il répond à plusieurs questions essentielles :

Le plan de gestion de crise constitue ainsi la « feuille de route » de l’établissement lorsqu’il est confronté à un événement majeur. Son objectif principal est de limiter les conséquences de la crise sur :

Le plan de gestion de crise peut inclure un plan de continuité et de reprise d’activités (en annexe ou dans un volet spécifique par exemple). Appelé également PCRA, il vise à répondre aux questions suivantes :

Pourquoi le plan de gestion de crise est-il devenu incontournable ?

Un contexte de risques de plus en plus complexe

Les ESSMS et les établissements de santé sont aujourd’hui confrontés à des risques multiples :

Par ailleurs, l’interdépendance croissante des systèmes d’information, des réseaux de soins et des partenaires extérieurs augmente la vulnérabilité globale des organisations.

Un enjeu de sécurité des personnes

La finalité première du plan de gestion de crise reste la protection des personnes.

Dans un ESSMS, il s’agit notamment de garantir :

Dans un établissement de santé, les enjeux concernent également :

Une attente forte des autorités et des évaluateurs

La préparation aux situations exceptionnelles est aujourd’hui intégrée aux démarches d’évaluation qualité obligatoires mais elle est également une obligation règlementaire pour tous les établissements de santé et certaines catégories d’ESSMS. Le deuxième alinéa de l’article L311-8 du CASF et l’arrêté du 12 février 2024 précisent ainsi que certains établissements médico-sociaux doivent rédiger un « plan bleu ».

Article L311-8 du CASF- 2ème alinéa

« Un arrêté des ministres chargés de la santé et des affaires sociales fixe la liste des catégories d’établissements et services médico-sociaux devant intégrer dans leur projet d’établissement un plan détaillant les mesures à mettre en œuvre en cas d’événement entraînant une perturbation de l’organisation des soins, notamment de situation sanitaire exceptionnelle. »

Côté ESSMS, le manuel d’évaluation qualité de la HAS examine la capacité de l’établissement à identifier les risques, à organiser leur gestion et à préparer les situations exceptionnelles. 2 critères impératifs sont consacrés au plan de gestion de crise dans le manuel paru en mars 2022.

Pour les établissements de santé, la formalisation d’un plan de gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles (PGTH-SSE) est évaluée comme un critère impératif de la démarche de certification HAS.

Enfin, le décret n° 2024-8 du 3 janvier 2024 relatif à la préparation et à la réponse du système de santé pour faire face aux situations sanitaires exceptionnelles a considérablement renforcé les exigences pour les ESSMS et les établissements de santé dans ce domaine.

Qui est responsable de la rédaction du plan de gestion de crise ?

Une responsabilité portée par la direction

La responsabilité du plan de gestion de crise relève juridiquement de la direction de la structure. Selon le décret n°2024-8 du 03 janvier 2024, en établissement de santé, il est arrêté par le directeur de la structure. En ESSMS, il est arrêté par l’instance compétente de l’organisme gestionnaire.

Le directeur :

Par ailleurs, le plan devra être présenté à diverses instances représentatives du personnel et des usagers (CSE, CVS, CDU…) et présenté au Conseil d’Administration (ou Conseil de Surveillance) pour les structures de santé. 

Une démarche nécessairement collective

Un plan de gestion de crise conçu par une seule personne restera théorique et omettra des points importants, rendant l’outil inadapté et peu opérationnel.  

À l’inverse, un plan de gestion de crise construit collectivement bénéficie :

L’élaboration du plan de gestion de crise doit donc être collective et obligatoirement réalisée avec des professionnels de la gouvernance, du terrain et les partenaires, le cas échéant.

Que contient un plan de gestion de crise ?

Le contenu du plan de gestion de crise peut varier selon la taille et le type de structure. Les guides du Ministère de la Santé dédiés aux établissements de santé et au plan bleu des EHPAD nous aident à y voir plus clair !

Les indispensables du plan de gestion de crise (Plan bleu et PGTH-SSE)

Voici une check-list des attendus pour les plans de gestion de crise règlementés (plan bleu pour certaines catégories d’ESSMS et PGTH-SSE pour les établissements de santé) précisés dans le décret du 03 janvier 2024.

Les composantes essentielles du plan de gestion de crise

Ce tableau de synthèse vous offre une vision plus détaillée de chaque partie de votre plan de gestion de crise

PartiesObjectif et contenu
GénéralitésDécrire le périmètre, le cadre règlementaire applicable, les objectifs et définir les principales notions en lien avec la gestion de crise
Fiche de présentation généraleFiche d’identité de la structure : décrire le statut, les coordonnées administratives et de crise, succinctement le type d’activités et la population accueillie, lister les principales ressources (RH, surfaces, autonomie électrique, alimentaire…) et les principales conventions signées mobilisables en crise
Analyse hiérarchisée des risquesIdentifier les principales situations à risques de crise pouvant toucher la structure (climatiques, technologiques / industriels, infectieux, techniques, informatiques, gestion des flux et approvisionnements…). Ces situations sont hiérarchisés (gravité / probabilité)
Capacités de réponseLister de manière détaillée les ressources propres à la structure (matériels, humaines, locaux…) pouvant être mobilisés dans le cadre de la gestion de crise. Inclus des précisions sur le stock et la localisation, le cas échéant. Peut faire référence à des tableaux en annexe
Procédure de déclenchement et de levée de l’alerteDéfinir les modalités de détection, de déclenchement du plan de gestion de crise (à la demande des autorités ou interne) et d’alerte des parties prenantes ainsi que les modalités de levée en fin de crise
Cellule de criseDécrire la composition, incluant les suppléances, les modalités de réunions, les missions des membres de la cellule de crise et son fonctionnement global
Outils génériques de réponseLister et décrire des outils de réponse qui peuvent être mobilisés indépendamment de la nature de la crise. Peut faire référence à des fiches réflexes en annexe ou dans le corps du plan.
Outils spécifiques de réponseLister et décrire les outils de réponse qui doivent être mobilisés spécifiquement selon la nature de la crise. Peut faire référence à des fiches réflexes en annexe ou dans le corps du plan.
Plan de formation et sensibilisationLister les formations réalisées et les dispositifs de sensibilisation déployés dans le cadre de la gestion de crise (génériques ou spécifiques à certaines situations)
Déclenchement, exercice et retour d’expérienceLister les modalités pratiques d’organisation des retours d’expérience et exercices. Inclus la liste des situations de déclenchement réelles, les exercices réalisés et les retours d’expérience organisés.
Mise à jour, validation et communicationDétailler les dates de rédaction, mises à jour, modifications effectuées, le processus de validation et les modalités de transmission aux autorités

Des annexes indispensables au plan de gestion de crise

Pour éviter d’alourdir le plan de gestion de crise, il est conseillé de créer des annexes. Elles permettent de se repérer plus facilement et augmentent l’opérationnalité du dispositif ! Penser simplement à faire référence à toutes les annexes dans votre plan de gestion de crise !

Vous pouvez créer des annexes pour :

Voici un résumé des nouveautés pour le plan bleu en ESMS issues du décret de 2024 :

Quelle méthode de travail adopter pour construire son plan de gestion de crise ?

La rédaction d’un plan de gestion de crise peut prendre plusieurs semaines à plusieurs mois et nécessite de mobiliser beaucoup d’acteurs. L’efficacité de la démarche repose donc sur un pilotage adapté.

Il est conseillé de procéder en 3 étapes pour rédiger votre plan de gestion de crise :

  1. Désigner un pilote : pour coordonner l’ensemble du projet
  2. Constituer un comité de pilotage : pour identifier les priorités de travail, définir le rétroplanning et suivre l’avancement du projet
  3. Réunir des groupes de travail thématique : pour réfléchir aux organisations et créer les outils opérationnels de conduite de crise

Un pilotage souvent confié au responsable ou référent qualité

Dans la pratique, le pilotage est confié par la Direction à un ou plusieurs référent(s), garant du bon déroulement du projet de rédaction (ou mise à jour) du plan.  

Il est missionné pour :

Dans les ESSMS, il s’agit le plus souvent du responsable / référent qualité. Cette position transversale lui permet de fédérer l’ensemble des métiers concernés.

Dans les établissements de santé, cette mission est confiée à un (ou plusieurs) « référent SSE ». Il peut s’agir d’un médecin, d’un responsable qualité, d’une IDE, d’un cadre de santé… Les référents SSE suivent une formation obligatoire spécifique, à renouveler tous les 4 ans (recyclage) et organisée par l’Agence Régionale de Santé (ARS) de chaque région, en lien avec les Etablissements de Santé de Référence Régionaux (ESRR). La désignation d’un référent SSE est obligatoire pour les établissements de santé.


Un comité de pilotage « Gestion de crise » pluridisciplinaire

Le comité de pilotage « Gestion de crise » a un rôle de supervision et d’arbitrage dans la définition des priorités de travail et du calendrier rédactionnel du plan de gestion de crise.

Si vous avez déjà un comité de pilotage qualité, il peut tout à fait jouer ce rôle pour le plan de gestion de crise. Dans d’autres situation, la composition du comité de pilotage « gestion de crise » peut être assez proche de la composition d’une cellule de crise « élargie ».

Selon le calendrier établi, la complexité de vos activités et l’avancé des travaux des groupes, le comité de pilotage pourra se réunir tous les mois à tous les 3 mois.  


Des groupes de travail adaptés aux situations de crise

La composition et le nombre de groupes dépendent des situations de crise à étudier et des ressources dont vous disposez.

Vous pouvez, par exemple, constituer les groupes thématiques suivants :

Groupe « Gouvernance de crise »

Il travaille sur :

Groupe Cœur de métier (accompagnement et/ou soins)

Il travaille sur les conduites de crise en lien avec :

Groupe Logistique et Ressources

Il travaille sur les conduites de crise en lien avec :

Au-delà de ces exemples, il est surtout important de dimensionner vos groupes en intégrant les différentes catégories professionnelles et services concernés par le scénario à étudier.

Astuce !

Repérez et mobilisez des professionnels qui ont déjà vécu une situation de crise similaire à celle étudiée. Leur expérience de ce qui a fonctionné ou n’a pas fonctionné permettra de rendre vos fiches réflexes et vos outils plus opérationnels !

Les étapes d’élaboration du plan de gestion de crise

Etape 1 : Identifier les risques majeurs de crise

La première étape consiste à hiérarchiser les principaux risques de crise auxquels votre structure peut être confrontée. Idéalement, elle est réalisée par le comité de pilotage « gestion de crise ».

Plusieurs catégories de situations à risques existent :

Il faudra tenir compte des spécificités de votre structure, de sa localisation géographique et des expériences vécues pour identifier ces situations.

Dans cette étape, il ne s’agit pas seulement de lister les risques, il faut également les hiérarchiser. Chaque situation à risque doit être classée selon sa criticité, obtenue par le produit de de la probabilité de survenue et de la gravité des conséquences. Plus la criticité est élevée, plus le risque est grand et donc plus il est prioritaire !

Besoin d’un coup de pouce pour réaliser votre analyse de risques de crise ?

Notre jeu de cartes d’identification des risques et sa matrice de criticité permettent de faciliter l’animation des groupes de travail et de hiérarchiser rapidement les situations de crise les plus critiques pour votre ESSMS.

Étape 2 : Identifier le capacitaire de la structure

Une fois les situations à risques identifiées, vous devez réaliser l’état des lieux des capacités de réponse actuelles de votre structure.

Il s’agit d’identifier les ressources disponibles et mobilisables pour faire face à une crise : capacité en lits et places mobilisables (éventuellement supplémentaires), matériels, infrastructures, moyens humains…

Le capacitaire général de la structure est décrit dans une fiche d’identification, généralement placée au début de votre plan de gestion de crise. Il est conseillé de compléter cette fiche par un ou plusieurs tableaux détaillés de ressources disponibles, précisant le nombre et la localisation du matériels et des équipements mobilisables en gestion de crise. Vous pouvez également préciser le type de crise dans lesquels ils sont mobilisables.

Ces documents doivent être facilement accessibles et régulièrement mis à jour.

Étape 3 : Définir le fonctionnement de crise

Il s’agit de définir les processus de déclenchement et levée du plan et de fonctionnement de la cellule de crise.

Cette partie comporte les éléments suivants :  

Étape 4 : Elaborer les outils de réponses

Les outils de réponses décrivent l’enchainement adapté et gradué des actions à réaliser pour faire face à la crise quand elle survient. Il existe deux types d’outils de réponse :

Les outils de réponses prennent généralement la forme de fiches réflexes qui permettent d’agir rapidement et d’éviter les oublis.

Le contenu des fiches réflexes peut varier. Il est conseillé d’intégrer les éléments suivants :

  1. Contexte et enjeux de la fiche
  2. Graduation de la mobilisation
  3. Mesures de prévention
  4. Responsabilités
  5. Liste des outils et du matériel nécessaires
  6. Une check-list, un logigramme ou un tableau des actions à réaliser pour chaque niveau de mobilisation préalablement établi

Étape 5 : Elaborer les outils opérationnels de crise

Les fiches réflexes ne garantissent pas, à elles seules, l’opérationnalité du dispositif.

Pour mettre en œuvre une fiche réflexe, et plus globalement gérer une crise, il est indispensable d’avoir des formulaires, des check-list, des documents d’information ou des annuaires prêt à l’emploi !

Il est donc important de rédiger, en amont de la crise, les différents outils associés à vos fiches réflexes. Ainsi, ils seront immédiatement mobilisables en cas de déclenchement du plan de gestion de crise.

Ressource pratique

Vous souhaitez gagner du temps dans la rédaction de vos fiches réflexes ?

Pour éviter de partir d’une page blanche, notre pack de 27 fiches réflexes de gestion de crise pour ESSMS comprend les principaux scénarios rencontrés dans le secteur social et médico-social ainsi que les outils opérationnels associés (check-lists, formulaires, annuaires et supports de suivi).

Et après la rédaction du plan de gestion de crise ?

Une fois rédigé, le plan doit être formellement validé puis diffusé à toutes les parties prenantes. Le décret n° 2024-8 du 3 janvier 2024 a précisé les obligations en matière de validation et de transmission aux autorités.

Validation du plan de gestion de crise

Pour les établissements de santé, le décret précise que le plan de gestion des tensions hospitalières et situations sanitaires exceptionnelles (PGTH-SSE) est arrêté par le directeur de la structure après avis de :

Le directeur informe également le Conseil de Surveillance ou Conseil d’Administration.

Pour les établissements médico-sociaux soumis au plan bleu, le décret indique qu’il est arrêté par l’instance compétente de l’organisme gestionnaire (autrement dit, le Conseil d’Administration ou son équivalent), après consultation de :

Pour les ESSMS non soumis au plan bleu, il est préconisé d’appliquer les mêmes règles de validation.

Transmission du plan de gestion de crise aux autorités

Dans les structures de santé, le plan de gestion des tensions hospitalières et situations sanitaires exceptionnelles (PGTH-SSE) doit être transmis à :

Le plan bleu des établissements médico-sociaux doit, quant à lui, être également transmis au préfet du département (en plus de l’ARS et du SAMU de territoire).

Diffusion et appropriation du plan de gestion de crise par les parties prenantes

La réussite d’une gestion de crise repose sur une bonne connaissance des procédures et des outils et une mise en œuvre parfaitement coordonnée. La diffusion du plan de gestion de crise à toutes les parties prenantes est donc indispensable. Le plan doit être accessible, versionné et régulièrement mis à jour.

Chaque professionnel doit connaître :  

L’information des parties prenantes repose sur : 

  1. La diffusion aux membres de la cellule de crise et encadrants d’une version complète et des fiches réflexes
  2. La diffusion aux professionnels des conduites à tenir qui les concernent : sous forme de kit de gestion de crise facilement mobilisables, de réunions d’informations, d’accès aux documents, de synthèse et de communication régulière, de sensibilisation et de formation
  3. La diffusion régulière d’information aux parties prenantes, telles que partenaires et prestataires critiques et aux instances susceptibles d’être mobilisées dans la gestion de crise (CSE, CVS, CDU…)

Exercices de crise et retours d’expérience : la clé de l’efficacité

Un plan n’est réellement opérationnel que lorsqu’il a été testé et amélioré notamment sur la base d’exercices, et révisé chaque année.

Les exercices permettent :

Chaque exercice doit donner lieu à un retour d’expérience structuré.

Un article complet sur la conception d’exercices de crise et l’exploitation des retours d’expérience en ESSMS et établissements de santé sera prochainement publié.

Conclusion : le meilleur moment pour préparer une crise est… avant qu’elle ne survienne !

Construire un plan de gestion de crise en ESSMS ou en établissement de santé constitue aujourd’hui un investissement stratégique.

Au-delà des exigences réglementaires, il s’agit d’un outil essentiel pour protéger les personnes, soutenir les professionnels et préserver la continuité des activités.

La démarche peut sembler complexe lorsqu’on part d’une page blanche. Pourtant, avec une méthodologie structurée, une gouvernance claire et des outils adaptés, il est possible de construire un dispositif robuste et réellement opérationnel.

Si vous souhaitez gagner plusieurs semaines de travail, il existe aujourd’hui des modèles de plan de gestion de crise ESSMS, des modèles de PCRA, des outils d’analyse des risques et des fiches réflexes prêts à l’emploi permettant d’accélérer la formalisation de votre dispositif tout en respectant les exigences réglementaires et les attentes de la HAS. L’objectif est avant tout de disposer d’un outil qui sera réellement utile le jour où votre établissement devra faire face à une situation exceptionnelle.

Ressource pratique

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Des modèles et outils opérationnels pour réaliser votre analyse de risques, rédiger vos fiches réflexes, votre plan bleu / plan de gestion de crise ou votre PCRA sont disponibles dans notre boutique en ligne.

FAQ – Plan de gestion de crise ESSMS

Le plan de gestion de crise est-il obligatoire en ESSMS ?

L’arrêté du 12 février 2024 fixe la liste des ESSMS devant ajouter un plan de gestion de crise et continuité d’activité dans leur projet d’établissement. Le plan de gestion de crise est donc règlementairement obligatoire pour certains ESSMS (Articles L311-8 et D312-160 du CASF). Pour les autres structures, les exigences du manuel d’évaluation qualité oblige à formaliser ce type de dispositif (critère impératif).

Qui doit rédiger le plan de gestion de crise ?

La direction porte la responsabilité de la rédaction du plan mais l’élaboration doit être collective et coordonnée par un pilote de projet, souvent le responsable qualité ou le référent SSE (pour les établissements de santé).

Par où commencer pour élaborer son plan de gestion de crise ?

La première étape consiste à mettre en place un comité de pilotage et à identifier et hiérarchiser les risques de crise auxquels la structure peut être confrontée. Cela déterminera vos priorités de travail sur les outils de réponses à formaliser (fiches réflexes de crise).

Existe-t-il un modèle de plan de gestion de crise pour ESSMS ?

Il n’existe pas de modèle imposé mais, concernant les plans bleus, leur contenu est précisé dans le décret n°2024-8 du 03 janvier 2024 et repris dans l’article R311-38-1du CASF.

Des guides d’aide à l’élaboration publiés par le Ministère existent pour les établissements de santé et les EHPAD. Des agences, comme l’Agence du Numérique en Santé, proposent des outils spécifiques sur certains sujets (PCRA informatique par exemple).

Quelle différence entre plan bleu et plan de gestion de crise ?

Le plan bleu est simplement le nom donné au plan de gestion de crise règlementairement obligatoire dans certains ESSMS. La liste des établissements concernés par le plan bleu est fixée par l’arrêté du 12 février 2024 :

À quelle fréquence faut-il mettre à jour son plan de gestion de crise ?

Une revue annuelle est exigée ainsi qu’une mise à jour après chaque exercice, retour d’expérience ou changement organisationnel majeur.

Combien de temps faut-il pour élaborer un plan de gestion de crise ?

Selon la taille de l’établissement, la démarche complète nécessite généralement de quelques semaines à plusieurs mois. Si vous utilisez des modèles à compléter ou modifier, quelques jours peuvent être suffisants en réunissant des groupes de travail thématiques.

Pourquoi rédiger des fiches réflexes en cas de crise ?

Les fiches réflexes permettent une mise en œuvre immédiate des actions prioritaires pendant les premières heures de la crise. Elles sont synthétiques et clef en main. Elle permettent de gagner en réactivité et en efficacité face à une crise.

Quelle place pour le PCRA ?

Le PCRA organise la continuité et la reprise progressive des activités après la phase aiguë de la crise et complète le dispositif global de gestion de crise. Le PCRA peut-être inclus dans le plan de gestion de crise mais il peut aussi être formalisé dans un document spécifique, annexé au plan de gestion de crise. Pour gagner du temps, il est possible d’utiliser un modèle de PCRA prêt à remplir