Guide de questions Audit système (Évaluation HAS ESSMS)

Présentation

Ce guide d’entretien comporte la liste complète des questions évaluatives pour les 51 critères du chapitre 3 « L’ESSMS » du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS. Ce chapitre est évalué par la méthode Audit système. Outre les questions, le guide inclut une partie permettant d’attribuer la cotation de chaque élément d’évaluation et de tracer les axes forts et les axes de progrès sur chaque critère. Cet outil est stratégique : 11 critères impératifs sont positionnés dans le chapitre 3 du manuel HAS, dont 10 communs à tous les ESSMS.

Objectif

Cet outil est conçu pour faciliter la réalisation des entretiens « Audits système » avec l’ESSMS (direction et encadrement) d’une part, et les professionnels, d’autre part. Il fait gagner un temps précieux à l’évaluateur grâce à la reformulation de chaque élément d’évaluation sous forme de questions. Il limite le risque d’interprétation, fiabilise les échanges et fluidifie l’entretien. L’évaluateur peut ainsi se concentrer sur les professionnels interrogés et leurs réponses, plus que sur la reformulation des éléments.

Cet outil permet également à l’évaluateur de prendre toutes les notes nécessaires pour saisir ensuite ses résultats dans un fichier d’auto-évaluation ou dans SYNAÉ : cotation, axes forts, axes de progrès et éléments preuves du critère consultés.

Utilisation

Ce guide d’entretien chapitre 3 « Audit système » peut être utilisé par un ESSMS pour :

• Réaliser une auto-évaluation sur le chapitre 3 avant une visite d’évaluation qualité HAS
• Préparer les entretiens audit système : faire connaître les questions posées et préparer les réponses

Il peut également être utilisé par un évaluateur pour réaliser ses entretiens « Audit système » pendant la visite d’évaluation qualité d’un ESSMS.

Avantages

• Les questions sont regroupées par cible d’entretien : le guide est divisé en deux parties, une pour l’ESSMS, l’autre pour les professionnels
• Des codes couleurs permettent de se repérer facilement  : chaque thématique du manuel d’évaluation HAS est identifiée par un code couleur. Le même code couleur est utilisé dans tous les outils liés à l’évaluation qualité HAS des ESSMS
• Une correspondance parfaite avec le manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS : l’objectif, le n° de critère, l’intitulé du critère et l’intitulé de l’élément d’évaluation sont clairement cité et identique au manuel d’évaluation
• Un tableau des observations à réaliser est inclus à la fin du guide, avec une zone de conformité et de commentaires
• Multiples utilisations possibles : en auto-évaluation, en préparation de visite, en visite par l’évaluateur.

Contenu

Le guide d’entretien « Audit système » comprend :
– Un notice d’utilisation
– Une partie « entretien avec l’ESSMS »
– Une partie « entretien avec les professionnels »
– Un tableau des observations complémentaires à réaliser pour l’ensemble du chapitre 3

Chaque partie « entretien » comprend :

• L’intitulé de la thématique, du critère et de ses éléments d’évaluation, couvrant tout le chapitre 3
• Le champ d’application spécifique du critère si nécessaire (ex: PA, Social, médico-social, Etablissement…)
• La liste des questions à poser pour chaque élément d’évaluation
• Une zone de cotation à cocher pour chaque élément d’évaluation
• Une zone de texte à compléter « axes forts » et « axes de progrès » pour le critère (analyse globale de conformité)
• Un tableau des éléments preuves à consulter avec commentaires (identique au manuel HAS)

Format

Le guide Audit systèle évaluation HAS des ESSMS est disponible en version pdf imprimable ou en version modifiable (word). Cette dernière version permet de le remplir directement au cours de l’entretien et limite ainsi le temps de re-saisie.

Blog

Pour en savoir plus, consulter notre article de blog sur la réalisation d’une auto-évaluation qualité HAS en ESSMS

Le guide de questions « Audit système est un outil protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de ce document est interdite. Les images sont légèrement floutées, volontairement.