Checklists de vérification du stockage des médicaments (avec jeu de cartes)

Présentation

Le circuit du médicament en établissement de santé (hôpitaux, clinique, centre de rééducation…) et en établissement médico-sociaux (EHPAD, FAM, MAS, EAM, EEAP…) fait l’objet d’une règlementation dense et les exigences sont nombreuses.  La sécurité des patients et des personnes accueillies est directement impactées par la connaissance et la bonne application des règles de sécurité du circuit du médicament par les professionnels concernés.

La Haute Autorité de Santé a inscrit la sécurité du circuit du médicament comme critère impératif du référentiel de certification des établissements de santé et du manuel d’évaluation qualité des ESSMS. Le stockage des produits de santé reste un enjeu majeur de sécurité sur le circuit du médicament : gestion des péremptions, éloignement physique des médicaments à risques de confusion, surveillance des températures, règles d’étiquetage, gestion des péremptions après ouverture, bonne gestion des stocks…

Maîtriser ces règles est donc primordiale !  Les 10 checklists incluses dans cet outil permettent de vérifier régulièrement le respect des règles de stockage des médicaments tout en impliquant, par son format ludique, les professionnels concernés : équipe infirmière, préparateurs en pharmacien, référent médicament, pharmacien, cadre de santé / IDEC, responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse…

Objectif

Cet outil regroupe, par dispositif, les règles de sécurité concernant le stockage des médicaments. L’objectif est de réaliser un état des lieux des conditions de stockage dans l’unité de soins ou d’hébergement concernée. Cet outil peut-être utilisé pour réaliser une auto-évaluation par et avec les professionnels référent de l’unité ou un audit ciblé sur le stockage des produits de santé, par le personnel pharmaceutique, le cadre de l’unité ou le référent (visite de dotation).

Les objectifs sont :

• Evaluer les conditions de stockage des médicaments et produits de santé en référence aux recommandations et exigences des OMEDIT et HAS
• Renforcer la connaissance des professionnels sur les règles de sécurité sur le stockage des médicaments
• Favoriser l’ancrage des bonnes pratiques et les bons réflexes au quotidien
• Tracer la réalisation de la visite de dotation ou de l’auto-évaluation / audit ciblé

Contenu

L’outil comprend un livret et un jeu de cartes composés de :

• Une notice d’utilisation (dans le livret)
• 1 checklist chariot / sac d’urgence
• 1 checklist Dotation pour besoin urgent
• 1 checklist dotation globale ou reglobalisée
• 1 checklist coffre à stupéfiants
• 1 checklist buvables et multidoses
• 1 checklist réfrigérateur à médicaments
• 1 checklist bouteilles de gaz médicaux
• 1 checklist boîtes nominatives
• 1 checklist chariot de distribution (des médicaments)
• 1 checklist piluliers de médicaments
• 10 cartes de jeu correspondant à chaque checklist (avec pictogramme et intitulés)

Chaque checklist comporte 

• Définition ou objectif du dispositif de stockage
• Date, service et auditeur
• La consigne (cocher oui si l’item est totalement conforme, non dans les autres cas)
• La liste des exigences avec case à cocher « oui » ou « non »
• Une observation générale
• Points forts
• Points non maîtrisés
• Plan d’actions (proposition d’actions, responsable, échéance)

Utilisation

Les 10 checklists de vérification du stockage des médicaments en établissements peuvent être utilisées ensemble ou séparément. Elles sont indépendantes les unes des autres.

Vous pouvez utiliser les checklists d’auto-évaluation en même temps, pour réaliser une auto-évaluation complète, par exemple une fois par trimestre, ou de manière ciblée, selon un calendrier que vous aurez défini (par exemple, une check-list par semaine).

Le jeu de cartes associé à cet outil permet de rendre l’auto-évaluation plus ludique et d’impliquer les professionnels. Les professionnels de santé (IDE, préparateur en pharmacie ou pharmacien) peuvent travailler en individuel ou en binôme de professionnels. L’outil peut également être utilisé par le référent médicament ou en impliquant toute l’équipe infirmière ou pharmaceutique, par exemple.

Procédez en 6 étapes :

1. Sélectionner le dispositif de stockage / détention des médicaments en utilisant le jeu de cartes
2. Prendre la check-list de contrôle associée
3. Passer en revue chaque point de contrôle : cocher oui quand l’item est totalement conforme, non dans les autres cas
4. Noter les observations générales en bas de page
5. Analyser collectivement les résultats et remplir points forts , point faibles et plan d’actions proposés !
6. Archiver la fiche !

Avantages

• Un jeu permanent, ciblé sur la règlementation et les RBPP du circuit du médicament :  Les 10 checklists ont été construites à partir d’un travail de recherches sur les outils publiés par les OMEDIT (Observatoire du Médicament rattachés aux Agences Régionales de Santé) et le guide de la Haute Autorité de Santé : « Outils de sécurisation et d’auto-évaluation de l’administration des Médicaments » – Mai 2013.
• Adaptées à tous les établissements de santé et médico-sociaux : Les exigences sur le stockage du médicament dans ces deux types de structures sont identiques. Une vérification minutieuse a été réalisée en croisant les grilles d’audits proposées par différentes OMEDIT dans ces deux secteurs.
• Flexibilité, s’adapte au temps dont vous disposez : d’une dizaine de minutes, si vous travaillez sur une seule check-list,  jusqu’à plusieurs heures si vous réalisez l’auto-évaluation complète
• Rapidité de mise en place : Immédiatement téléchargeable et prêt à l’impression, vous pouvez déployer cet outil rapidement auprès de vos professionnels.
• Une approche pédagogique et engageante : Très apprécié, le format du jeu de cartes associé aux 10 check-lists permet d’engager plus facilement les professionnels des unités de soins ou d’hébergement dans l’auto-évaluation de leurs propres pratiques.
• Repérage facilité et outil agréable à utiliser : Chaque dispositif de stockage possède un pictogramme et un code couleur ce qui permet de faciliter le repérage et rendre encore plus ludique son utilisation !
• Conformes aux exigences des OMEDIT et de la HAS : Chaque checklist a été construite en croisant les grilles d’audits du circuit du médicament en ESSMS (EHPAD et handicap) et en établissements de santé, publiées par les OMEDITs.
• Traçabilité de l’évaluation : Grâce au format checklist et aux informations à remplir (date, service, auditeur, analyse, plan d’actions…) vous assurez la traçabilité de votre audit ciblé et vous pouvez le valoriser comme éléments de preuves de la certification et de la visite d’évaluation qualité en ESSMS.

Format

Cet outil est disponible au format pdf, en deux fichiers : le livret des 10 checklists et le jeu de 10 cartes.

2 téléchargements par fichier lors de l’achat. Téléchargeables immédiatement après la commande.

Sources

Sources utilisées :

• Guide des bonnes pratiques du circuit du médicament en EHPAD de l’OMEDIT Normandie .
• Qualité de la prise en charge médicamenteuse sur le secteur handicap de l’OMEDIT Normandie
• Outils de sécurisation et d’auto-évaluation de l’administration des médicaments de la HAS
• Outil d’audit croisé du circuit du médicament en secteur sanitaire- OMEDIT Normandie
• Référentiel de certification des établissements de santé V2027- HAS
• Fiche pédagogique HAS « L’évaluation de la prise en charge médicamenteuse et des produits de santé » HAS

Les checklists de vérification du stockage des médicament est une idée originale d’Elodie GOYER, protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle de cet outil est interdite.