Guide entretien Audit système (Évaluation HAS ESSMS)

Présentation

Ce guide de préparation à l’entretien est destiné aux membres de la direction / encadrement et aux professionnels interrogés lors des entretiens « Audit système », méthode utilisée par les évaluateurs pour étudier le chapitre 3 du manuel d’évaluation qualité HAS. Ce guide est divisé en deux parties, la première pour les rencontres avec  la gouvernance (direction et encadrement), la seconde pour la rencontre avec les professionnels.

Objectif

Cet outil permet à la gouvernance de l’ESSMS et aux professionnels d’anticiper leurs rencontres avec l’évaluateur pour les différents audits systèles, de prendre connaissances des sujets abordés, de préparer leur réponse et les éléments de preuves et de fluidifier les échanges et apporte en qualité de réponses. Le guide d’entretien va limiter les risques d’erreurs, d’impasses et le stress liés aux entretiens avec l’évaluateur. En se préparant, l’ESSMS et les professionnels seront plus posés et les échanges plus adaptés.

Utilisation

Cet outil est à utiliser environ 1 à 2 mois avant la visite d’évaluation qualité. Il peut être rempli individuellement ou collectivement. Les évaluateurs acceptent que les professionnels et la Direction -encadrement se présentent en entretien avec des éléments de préparation dont des guides et des éléments preuves, à condition que les échanges restent fluides.

Pour les versions pdf, imprimez le guide et mettez le à disposition des professionnels / ESSMS afin qu’ils puissent s’approprier les éléments et y noter leurs commentaires. Pour la version modifiable : vous pouvez partager le fichier au format numérique, afin que chaque professionnel contribue à son remplissage ou organiser des groupes de travail pour remplir collectivement l’outil.

Avantages

• Les consignes sont regroupées par cible d’entretien : le guide est divisé en deux parties, une pour la gouvernance (ESSMS), l’autre pour les professionnels
• Des codes couleurs permettent de se repérer facilement  : chaque thématique du manuel d’évaluation HAS est identifiée par un code couleur. Le même code couleur est utilisé dans tous les outils produits
• Une correspondance parfaite avec le manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS : la thématique et le n° de critère sont clairement cités. Le guide suit l’ordre du chapitre 3 du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS.
• Des définitions dans des encadrés de couleur :  pour aider l’ESSMS et les professionnels à comprendre certaines notions abordées par l’évaluateur
• Des exemples concrets et bien identifiés : pour aider l’ESSMS et les professionnels à faire du lien avec leurs propres pratiques
• Une zone de commentaires et de prise de notes : pour que l’ESSMS et les professionnels inscrivent leur éléments de réponse
• La liste des éléments preuves à présenter : une pré-liste est intégrée, elle correspond aux éléments preuves listés dans les encarts « consultation documentaire » du manuel d’évaluation

Contenu

Le guide comprend :
– Une Foire Aux Questions sur la méthode concernée
– Un notice d’utilisation

Puis, classés par cible d’entretien :
– Les consignes que l’évaluateur donnera au cours de l’entretien (expliquez, précisez, montrez…), classées par thème et critère
– Un encart « Pour vous guider » avec des définitions et des exemples (pour certains critères)
– Une zone « Mes repères » à compléter avec vos remarques, commentaires ou encore les réponses que vous souhaitez donner
– Une zone « Mes outils », comprenant la liste des éléments preuves à présenter (extrait manuel HAS), enrichis d’éléments preuves suggérés.

Format

Le guide d’entretien Audit système pour l’évaluation HAS des ESSMS est disponible en version pdf imprimable ou en version modifiable (word). Cette dernière version permet de le remplir directement au cours de la préparation, ce qui réduit considérablement le temps de resaisie.

Blog

Pour en savoir plus, consulter notre article de blog sur la visite d’évaluation qualité ESSMS : le guide complet pour bien se préparer 

Le guide d’entretien Audit système est un outil protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de cet outil est interdite. Les images sont volontairement légèrement floutées.