Liste des éléments preuves Audit système (Évaluation HAS ESSMS)

Présentation

Ce document permet de lister tous les éléments preuves attendus par la HAS pour le chapitre 3 du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS. Cette liste est construite selon les indications « consultation documentaire » de chaque critère du chapitre 3 du manuel HAS.  Dans le chapitre 3, évalué par la méthode Audit système, de nombreux éléments preuves sont recherchés au niveau institutionnel. Il peut s’agir de projet d’établissement, procédures, organigrammes, plan d’actions, résultats d’indicateurs ou d’évaluations, etc. La place des éléments preuves dans la visite d’évaluation qualité HAS des ESSMS est centrale. Ils font partie des éléments d’objectivation qui viennent sécuriser la cotation de l’évaluateur.

Nous avons construit une liste pour chaque chapitre du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS.

Objectif

Les entretiens avec les évaluateurs sont organisés selon un rythme soutenu. Il convient de sortir rapidement les éléments preuves pour garantir la qualité des échanges et la fiabilité de la cotation par l’évaluateur. Connaître par avance la liste des éléments preuves recherchés par l’évaluateur permet d’anticiper et de se mettre en conformité avant la visite !

Cette liste dédiée au chapitre 3 du manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS vous sera utile pour préparer vos éléments de preuves en vue des entretiens « Audit système ». Elle vous fera gagner un temps précieux en amont de la visite : nous avons étudié et centralisé pour vous tous les éléments de consultation documentaire dans ce document, classé par thématique. Vous pouvez ainsi préparer facilement vos preuves, sans perdre de temps.

Cet outil vous permet également de fluidifier l’entretien avec l’évaluateur et de faciliter sa cotation : vous pouvez présenter rapidement vos preuves pendant les entretiens Audit système, et cocher lorsque celle-ci a été présentée. Ainsi, vous repérez les outils qui n’ont pas été présentés et pourrait revenir dessus au cours de l’entretien, par exemple.

Utilisation

Cet outil peut-être utilisé par un ESSMS pour :

• Préparer une visite d’évaluation qualité HAS en ESSMS : Préparer les éléments de preuves en amont de la visite d’évaluation, repérer les preuves manquantes, réajuster et présenter les éléments de preuves lors des entretiens
• Réaliser une auto-évaluation : vous pouvez prendre la place d’un évaluateur pour évaluer la présence ou non des différents éléments de preuves et assurer votre cotation

Il peut également être utilisé par un évaluateur pour réaliser une visite sur site : vous pouvez lister les éléments preuves consultés et ainsi faciliter votre saisie sur SYNAÉ.

Avantages

• Pas de doublon, une liste claire : certains éléments preuves sont mentionnés plusieurs fois pour plusieurs critères du chapitre 3. La liste a été travaillée de manière à avoir une liste claire et sans doublon.
• Un classement clair : les éléments preuves sont classés par thématique, dans l’ordre du manuel qualité HAS
• Un repérage par code couleur : chaque thématique du manuel d’évaluation HAS est identifiée par un code couleur. Le même code couleur est utilisé dans tous les outils que nous produisons et qui concernent l’évaluation HAS
• Une correspondance parfaite avec le manuel d’évaluation qualité HAS des ESSMS : les éléments preuves sont extraits directement du manuel et correspondent aux exigences, sans interprétation.
• Traçabilité intégrée : une case à cocher en face de chaque élément preuve permet de tracer la présence, la présentation ou la consultation de la preuve.
• Un repérage des critères impératifs : une case à cocher rouge permet de repérer les éléments preuves associés aux critères impératifs du chapitre 3

Contenu

Les listes d’éléments de preuves sont divisées généralement en deux parties : une partie dédiée à chaque cible d’entretien. Dans le traceur ciblé, l’outil possède une première partie pour les preuves à présenter par l’ESSMS (direction et encadrement) puis une seconde partie pour les preuves à présenter par les professionnels.

Dans chaque partie, on retrouve :

• La cible de l’entretien (ESSMS ou professionnels)
• L’intitulé de la thématique, avec un code couleur dédié
• Des sous thématiques, pour certains thèmes (exemple : démarche qualité, qui est divisée en plusieurs sous thématique)
• L’intitulé de chaque élément de preuves pour la thématique
• Une case à cocher devant l’intitulé de la preuve pour valider la préparation ou la présentation de la preuve

Les critères impératifs sont repérés par des cases à cocher rouge.

Format

Le format pdf permet d’imprimer et de remplir le document à la main. Le format word vous permet de réaliser des ajouts pour s’adapter aux spécificités de votre structure, le cas échéant et autorise donc les modifications du document.

Blog

Pour en savoir plus, consulter notre article de blog sur la préparation d’une visite d’évaluation qualité HAS en ESSMS

La liste des éléments preuves « Audit système pour l’évaluation HAS des ESSMS est un outil protégé par la propriété intellectuelle. Toute reproduction, même partielle, de ce document est interdite. Les images sont légèrement floutées, volontairement.